Vous avez une montagne de choses à faire. Entre les courses, la lettre qui traîne dans votre sac depuis plus d’une semaine, votre journée de travail bien remplie et la préparation du dîner de ce soir, vous ne savez plus où donner de la tête. Tout vous semble urgentissime. Vous êtes pris dans un tourbillon enivrant à la limite du burn-out. Et, malgré toute votre bonne volonté, vous n’arrivez pas à vous en extraire. C’est effectivement très difficile si vous ne savez pas par quoi commencer. Heureusement, il existe des principes efficaces de gestion du temps qui marchent vraiment. Je vous propose ici de vous livrer les 5 que j’utilise et qui me permettent de m’offrir chaque jour le répit dont nous avons tous besoin.
Définition de la gestion du temps dans le quotidien
Le temps est une donnée fondamentale dans notre société actuelle. Tout va de plus en plus vite. Alors, pourquoi essayer de mieux planifier vos journées ? En arrivant à conserver un cadre sur vos activités quotidiennes, vous réduisez votre charge mentale. Et vous êtes beaucoup moins angoissé. Bien sûr, il existe des techniques pour restreindre l’anxiété, mais si c’est une mauvaise programmation de votre journée qui en est à l’origine de vos anxiétés, autant la gérer à la source. D’autant qu’en adoptant les bons principes de planification, vous allez aussi gagner en productivité et en efficacité par la même occasion.
Alors, on en parle de ces principes de gestion du temps qui vont vous permettre de reprendre le contrôle de votre vie ?
Premier principe de gestion du temps : établir des priorités
Pourquoi prioriser vos tâches ?
Prenons l’exemple de cette enveloppe qui s’abîme au fond de votre sac au lieu de cheminer jusqu’à son destinataire. Pourquoi ne pas vous décider que demain, avant d’aller au travail, vous vous arrêterez à la boîte aux lettres pour la poster ? Prévoyez simplement de partir quelques minutes plus tôt si vous devez faire un détour.
Vous serez alors délesté d’un poids. Votre météo intérieure sera au beau fixe pour la suite de votre journée. Vous allez me dire “si ce n’était qu’une lettre !”.
Rassurez-vous ! Vous pouvez programmer des missions quotidiennes. Je vous explique justement comment faire en dessous.
Un outil de gestion du temps efficace : la matrice d’Eisenhower
Avez-vous déjà entendu parler de la matrice d’Eisenhower ? Il s’agit de l’une des méthodes de gestion du temps capital pour classer vos obligations personnelles ou professionnelles. Une fois que vous avez rempli le tableau, avec votre liste des tâches que vous saurez immédiatement comment les réaliser :
- Vous notez dans votre agenda tout ce dont vous devez vous occuper.
- Vous faites le plus rapidement possible tout ce qui ne peut attendre.
- Vous laissez à quelqu’un d’autre le soin de réaliser à votre place un acte urgent qui a peu d’importance.
- Vous supprimez de votre liste de choses à faire tout ce qui n’est ni urgent ni important.
On passe à du concret pour que vous compreniez bien ce principe essentiel de gestion du temps. Voici ce que donne votre liste de choses à faire une fois qu’elle est dans la matrice.
| C’est urgent et important => Je le fais immédiatement. exemples :Lettre à envoyerPayer les impôts | C’est urgent, mais pas important => Je l’inscris sur mon agenda. Prendre un rendez-vous médical |
| C’est important, mais peu urgent => Quelqu’un d’autre réalise la tâche à ma place. Faire les courses | C’est ni urgent, ni important => Je supprime la tâche |
En adoptant ce principe pour gérer votre temps, vous allez y voir beaucoup plus clair, croyez-moi. Vous aurez plus d’heures pour vous. Car il faut bien se l’avouer, la vie, ce n’est pas qu’une succession de tâches. C’est également savoir se chouchouter et se rapprocher de ce qui compte vraiment.
C’est pour cette raison qu’il est essentiel de limiter la durée de chacune de vos obligations. J’ai aussi un outil à vous proposer pour cela. Je vais vous en dire deux mots.
Donner un temps à chaque tâche
Pourquoi ?
L’idée, c’est ici de canaliser son énergie afin de rester plus concentré sur vos activités. De cette façon, elles sont plus vite réalisées.
À ce propos, avez-vous déjà entendu parler de la loi de Parkinson. Elle illustre parfaitement bien ce concept.
Cyril Parkinson est un historien anglais qui fait, en 1955, un constat assez déroutant. Il observe une personne dont l’unique tâche de la journée est d’envoyer une carte postale.
C’est une activité qui prend en tout et pour tout moins d’une heure en temps normal. Et pourtant cette personne va mettre :
- Une heure à choisir ;
- Plus d’une demi-heure à trouver un stylo ;
- Un temps infini à rédiger.
Cela est tel qu’il lui faudra en fin de compte une journée entière pour écrire et envoyer sa carte. Cet exemple illustre bien combien la période allouée à une tâche peut facilement s’étaler si vous ne décidez pas de sa durée. Alors, fixez un temps pour chacune de vos activités. Vous irez beaucoup plus vite.
Comment faire ?
Pomodoro est un outil de gestion du temps inventé par Francesco Cirillo dans les années 80.
Il s’agit de partager sa journée en laps de temps de 25 minutes. Durant cet intervalle, vous vous focalisez uniquement sur ce que vous êtes en train de faire. Vous avez après 5 minutes de pause pendant lesquelles vous laissez vagabonder votre esprit ou vous faites autre chose. Vous repartez ensuite pour 25 minutes sur la tâche que vous effectuez et 5 minutes de pause. Au bout de 4 cycles identiques, vous prenez 25 minutes pour vous.
Planifiez ainsi votre journée en pomodoros et attribuez à chaque période de temps une action. Si cette technique est très utilisée dans le monde du travail, elle trouve aussi son application dans votre vie quotidienne. Elle vous promet en plus d’être plus productif en l’employant régulièrement. Alors, pourquoi ne pas la tester ?
Se concentrer sur une tâche à la fois
Vous pensez être capable d’exécuter plusieurs actions à la fois ? Bravo, c’est que vous faites partie des 3 % de personnes qui arrivent à réaliser de multiples actions en simultanée. C’est en tout cas ce que révèlent les statistiques données par l’Université de l’Utah.
Et oui, la plupart d’entre nous ne sont pas en mesure de gérer plusieurs actions à la fois. D’ailleurs une autre étude menée par l’Institut National de la Santé et de la Recherche médicale a démontré qu’en s’adonnant à différents gestes en parallèle, l’on commet 3 fois plus d’erreurs. Alors, pourquoi ne pas rester monotâche ? Arrêtez de répondre au téléphone en conduisant, par exemple, vous serez beaucoup plus concentré sur la route. De la même façon, évitez de discuter avec vos enfants en consultant votre portable. Vos échanges seront beaucoup plus profonds.
Planifier sa semaine pour maîtriser son agenda
Vous n’utilisez jamais d’agenda ? Vous avez peut-être du mal à le manier. Pourtant, c’est la clé pour arriver à gérer votre temps au quotidien. L’idée, c’est de poser des blocs de temps sur vos différentes activités routinières.
Vous n’êtes bien sûr pas obligé de noter l’ensemble de vos tâches quotidiennes. Et si vous commenciez par y inscrire simplement celles qui apparaissent comme fondamentales dans la matrice que je vous ai présentée plus haut.
Gardez en tête un autre principe de gestion capital lorsque vous remplissez votre planning :il est inutile d’avoir un emploi du temps sans aucune coupure. Votre calendrier va justement vous servir à conserver du temps pour vous. Et pour cela vous devez prioriser et planifier l’essentiel.
Pour le format, sélectionnez celui qui vous convient le mieux. Certains raffolent des agendas papier. D’autres préfèrent un planning numérique. L’avantage avec ce format, c’est que vous pouvez le consulter de n’importe où. Vous annotez également tout ce que vous voulez. Le format papier, quant à lui, se personnalise comme vous le souhaitez. Quel que soit le modèle que vous choisissiez, le fait d’inscrire vos rendez-vous et la liste de vos tâches au quotidien va vous éclaircir l’esprit.
Se fixer des objectifs pour gérer son planning
Les objectifs : un incontournable pour rester serein et motivé
C’est l’un des premiers principes de gestion du temps à garder en tête. Imaginons que vous souhaitiez perdre du poids et retrouver votre énergie. Vous voulez donc :
- Reprendre le sport ;
- Avoir une alimentation plus équilibrée.
Il va certainement vous falloir modifier votre façon de consommer. Quant à vos habitudes quotidiennes, elles risquent de changer pour laisser un peu de place à vos séances de gym. Une fois que vous avez vos objectifs :
- Planifiez votre transformation sur 3 mois, 6 mois ou 1 an .
- Chiffrez également le nombre de kilos que vous voulez perdre.
- Décomposez-les maintenant en plusieurs sous-chapitres.
Par exemple : cette semaine, je décide de limiter ma consommation de sucre à un carré de chocolat par jour et je reprends le sport à raison de 30 minutes 2 fois dan
Notez vos buts et vos réussites. Vous allez être enthousiaste en visualisant tout ce que vous avez accompli.
Les erreurs de planification à éviter
Dans votre programme habituel, ne soyez pas trop dur avec vous-même. Vous avez fait un écart dans votre régime alimentaire ? Vous avez préféré lové dans votre canapé plutôt que de vous rendre à la salle de sport. Rien de grave ! Écoutez-vous.
Quels que soient vos ambitions :
- Tenez compte de votre énergie.
- Gérez votre temps comme vous le désirez.
- Évitez de programmer plus de trois objectifs quotidiens.
- N’oubliez pas de vous récompenser.
Vous connaissez maintenant tous les principes de gestion du temps efficace pour reprendre le contrôle de votre vie. Avec un peu de pratique, tous ces outils deviendront vos meilleurs alliés et vous feront gagner des heures sur votre journée. Vous serez moins stressé et plus présent dans les moments que vous ne voulez rater sous aucun prétexte. Et pour devenir plus confiant, venez m’en parler. À tout de suite !